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人事檔案管理培訓(xùn)

檔案管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)大綱

 課程背景：

一個(gè)單位的發(fā)展需要全方面的支撐，其中檔案管理在現(xiàn)在單位的發(fā)展尤為重要?？墒窃诂F(xiàn)在的實(shí)際工作中，有一些單位還沒有真正的認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。古往今來(lái)，檔案在政治、經(jīng)濟(jì)、文化中起著重要的作用。檔案管理不光包括在檔案館的管理，檔案可以擴(kuò)大到單位平時(shí)文件的擬制（文件的擬寫）、運(yùn)行、管理和歸檔的整個(gè)流程當(dāng)中。一個(gè)單位根據(jù)自己的存檔情況順利查到到相關(guān)的文件，大大的提高工作效率。

培訓(xùn)內(nèi)容圍繞：檔案管理的一些理論知識(shí)，從理論上提高學(xué)員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視；檔案管理的范圍；檔案管理的規(guī)范的流程；一些專業(yè)檔案管理的要求和管理方法。

在實(shí)踐培訓(xùn)的過(guò)程中，我們要以實(shí)戰(zhàn)為主，結(jié)合單位在實(shí)際工作中遇到的需要處理的檔案，進(jìn)行模擬，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，有的放矢的進(jìn)行攻關(guān)。在進(jìn)行具體內(nèi)容的指導(dǎo)過(guò)程中，還要提高學(xué)員的思維能力、應(yīng)變能力、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。

培訓(xùn)收益：

通過(guò)培訓(xùn)，使學(xué)員能夠掌握檔案管理的知識(shí)及其實(shí)際應(yīng)用的技巧，適應(yīng)單位工作崗位需求，獲得以下成長(zhǎng)及收獲-----

1. 對(duì)檔案有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，從理論上有一個(gè)全新的把握。

2. 充分了解檔案的分類，結(jié)合時(shí)代特色，了解現(xiàn)在電子文檔的管理知識(shí)。

3. 通過(guò)培訓(xùn)，讓單位了解檔案管理的重要性。

4. 通過(guò)培訓(xùn)，讓學(xué)員掌握檔案管理的范圍。

5. 通過(guò)培訓(xùn)，讓學(xué)員掌握規(guī)范管理流程。

6. 通過(guò)分析實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，教會(huì)學(xué)員正確的、規(guī)范的操作技巧。

7. 教學(xué)中現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)員的問(wèn)題并當(dāng)場(chǎng)回答解決。

8. 通過(guò)模擬演練，大大提高學(xué)員的操作能力和理論知識(shí)水平，為公司的發(fā)展做出重要的支撐

課程對(duì)象：

檔案管理、人力資源、行政、后勤管理人員及各部門辦公室文員等所有涉及檔案管理的人員

 

課程大綱：

第一部分：檔案管理的最新理論

1. 檔案管理的界定是什么？

2. 檔案的劃分。

3. 檔案的分類。

4. 一般單位應(yīng)用檔案的具體內(nèi)容。

5. 當(dāng)前重要的電子檔案的要求。

6. 現(xiàn)在檔案管理常用的原則。

7. 最新2012年版本《黨政機(jī)關(guān)公文管理處理》對(duì)文件處理方面提出的新要求和新變化。

互動(dòng)：針對(duì)本單位的文檔工作，仔細(xì)分析本單位工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)。

 

第二部分：檔案管理工作的具體內(nèi)容 

第一章    平時(shí)工作的收文管理

1. 平時(shí)文件收集整理的范圍及其原則。

2. 平時(shí)文件收集整理的具體流程。

包括四個(gè)部分：簽收、拆封、登記；初審、分發(fā)和傳閱；承辦；催辦、查辦與注辦。

3. 四個(gè)流程當(dāng)中注意的事項(xiàng)及其技巧。（重點(diǎn)）

第二章    整理歸檔

1.整理歸檔的原則。

2.整理歸檔的要求。

3.整理歸檔的重要性。

4.歸檔文件的整理單位---件，如何判斷一件文件。

5.裝訂文件的要求：順序、折疊方式、方向、質(zhì)量要求。

6．分類的方法：年度分類法、保管期限分類法、機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類法。

7排列的原則：從最小的項(xiàng)目排列，按照時(shí)間+事件的順序。

8. 編號(hào)的要求及其填寫方式。

9. 編目的格式要求。

10. 裝盒的原則和要求。

第三章   電子檔案的管理

1. 電子檔案的認(rèn)識(shí)。

2. 電子檔案的種類和作用。

3. 電子文件向電子檔案的轉(zhuǎn)換。

4. 電子檔案的處理

5. 電子檔案的保護(hù)。

6. 電子檔案的利用。

第四章   其他檔案的管理

一、 人事檔案的管理

1. 人事檔案的建檔。

2. 人事檔案的分類和排序編號(hào)。

3. 人事檔案案卷編目上架。

二、 聲像檔案整理

1. 照片檔案管理

2. 底片檔案的整理。

3. 盤片類聲像檔案的整理。

4. 影片檔案的管理。

 

第三部分   檔案的保管

1. 檔案管理工作的內(nèi)容、任務(wù)與要求。

2. 檔案保管設(shè)備的要求。

3. 檔案庫(kù)房設(shè)備的要求。

 

第四部分  檔案的統(tǒng)計(jì)

1. 檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容和要求。

2. 檔案統(tǒng)計(jì)工作的方法。

3. 統(tǒng)計(jì)調(diào)查的具體要求和技巧。

4. 統(tǒng)計(jì)整理的具體內(nèi)容。

5. 統(tǒng)計(jì)分析的具體方法。

6. 檔案統(tǒng)計(jì)的數(shù)字化。

 

第五部分   檔案的服務(wù)

1. 檔案服務(wù)的方式有哪幾種類型。

檔案閱覽

外借使用

復(fù)制利用

陳列展覽

咨詢服務(wù)

出據(jù)檔案證明

2. 這幾種類型的要求和具體的操作技能。

3. 開放檔案的管理要求。

4. 檔案編研成果的具體內(nèi)容和要求

5. 檔案編研工作的具體環(huán)節(jié)。

6. 其他的檔案參考資料（大事記、組織沿革、會(huì)議簡(jiǎn)介、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集等）

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)戰(zhàn)

課程背景：

企業(yè)的發(fā)展，人才是關(guān)鍵。比如人事檔案，它記載著人才成長(zhǎng)的全部?jī)?nèi)容，對(duì)員工的升遷、待遇、福利、退休等方方面面都有著舉足輕重的作用。企業(yè)的發(fā)展需要全方位的支撐，其中檔案管理企業(yè)的發(fā)展就更為重要了。古往今來(lái)，檔案在政治、經(jīng)濟(jì)、文化中起著重要的作用。不僅包括在檔案館的管理，甚至可以擴(kuò)大到日常文件的擬寫、運(yùn)行、管理、歸檔的整個(gè)工作流程當(dāng)中。

做好檔案管理，不僅能夠更清晰了掌握企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段的重要事項(xiàng)，還可以大大的提升工作效率。然而，在現(xiàn)實(shí)工作場(chǎng)景中，仍有一些企業(yè)還沒有真正的認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。本課程結(jié)合國(guó)有企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，從檔案管理理論上提高學(xué)員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視，加強(qiáng)檔案管理的范圍及規(guī)范檔案管理的流程，并給出檔案管理的要求和管理方法。課程以理論為出發(fā)點(diǎn)，切合實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)在實(shí)際工作中遇到的需要處理的檔案，進(jìn)行模擬，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，有的放矢的進(jìn)行攻關(guān)。提高學(xué)員的思維能力、應(yīng)變能力、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。

 

課程收益：

? 從理論的高度讓學(xué)員全面的認(rèn)識(shí)檔案管理；

? 結(jié)合企業(yè)實(shí)際讓學(xué)員了解檔案管理重要性；

? 運(yùn)用現(xiàn)代管理技能提升學(xué)員檔案管理技巧；

? 通過(guò)2-3天講解，讓學(xué)員掌握規(guī)范管理流程；

? 教會(huì)學(xué)員正確的正確的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題；

? 通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)模擬演練強(qiáng)化學(xué)員理論及操作技能。

課程時(shí)間：

2-3天， 6小時(shí)/天

授課對(duì)象：

人力資源管理者、檔案管理專職人員

授課方式：

講解、課堂互動(dòng)、案例分享、實(shí)操練習(xí)、工具表單、視頻分享

 

課程大綱

第一講：認(rèn)知篇-什么是檔案管理

思考1：什么是檔案？

導(dǎo)入：

1、中國(guó)古代的檔案管理

2、現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理

一、檔案的種類

1、按來(lái)源分為2類

2、按內(nèi)容分為3類

3、按形成進(jìn)間分2類

4、按檔案載體分為4類

思考2：為什么要做檔案管理

二、檔案管理的四大作用

三、檔案管理的六個(gè)原則

四、檔案管理的趨勢(shì)分析

1、電子化利用

2、信息集成化

3、數(shù)字檔案館

五、檔案工作人員的素質(zhì)要求

1、政治思想類

2、專業(yè)技能類

3、心理素質(zhì)類

 

第二講：認(rèn)知篇-什么是文件管理

思考3：什么是文件管理

討論1：檔案與文件之間的關(guān)系是什么

一、檔案與文件的區(qū)別

1、文件

2、包裝

3、檔案 

二、文件適用的范圍

1、行政文件

2、業(yè)務(wù)文件

3、財(cái)務(wù)文件

4、其他文件

討論2：公司的通知、公告、報(bào)告是如何存儲(chǔ)的

三、文件審核的標(biāo)準(zhǔn)--無(wú)錯(cuò)字為最核心原則

1、符合性

2、規(guī)范性

3、協(xié)調(diào)性

4、系統(tǒng)性

5、唯一性

6、閉性性

四、文件審批流程

1、行政辦公類

2、制度類文件

3、采購(gòu)類文件

4、日常管理類

5、其他類

討論3：公司目前的制度類文件審批流程程是怎么樣的，是否有風(fēng)險(xiǎn)，請(qǐng)分析？

 

第三講：實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的收集

討論4：目前公司的檔案管理是怎么做的

思考4：在收集階段，主要收集哪些材料，收集的標(biāo)準(zhǔn)是什么？

一、檔案收集的兩個(gè)渠道

1、內(nèi)部收集

2、外部收集

二、檔案收集的三個(gè)范圍

1、管理文件

? 管理文件包括4個(gè)方面

思考5：管理類文件主要有哪些？

2、科技文件：5個(gè)特點(diǎn)及5種類型

思考6：科技類文件有哪些？有什么特點(diǎn)？

? 科技材料的5個(gè)特點(diǎn)

? 科技材料的5種類型

? 科技文件的形成

3、其他文件

思考7：除了以上，公司還有哪些文件？

三、檔案的鑒定與歸檔

1、檔案管理員要重新審查其價(jià)值性

2、確定哪些材料有保存價(jià)值，應(yīng)該歸檔

? 應(yīng)歸檔的12類文件

討論5：您所在的部門哪些崗位是有價(jià)值的，您是怎么歸檔的？

3、對(duì)不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除

? 不用歸檔的2類文件

討論6：針對(duì)不需要的文件您是如何處理的？

四、檔案歸檔的時(shí)間管理

1、管理性文件的歸檔要求

2、科技性文件的歸檔要求

3、財(cái)務(wù)類文件的歸檔要求

表單1：檔案移交目錄

表單2：會(huì)計(jì)檔案移交清單

思考8：什么是電子文件

4、電子文件的歸檔要求

? 電子文件的形成

? 電子文件的三要素

? 電子文件的四個(gè)基本特征

? 電子文件的歸檔范圍及時(shí)間

? 電子文件歸檔的5個(gè)要求

? 電子文件歸檔的6步驟

表單3：電子文件登記歸檔

表單4：電子檔案移交與接收登記表

小組互動(dòng)1：煙草企業(yè)檔案收集過(guò)程中有哪些材料要重點(diǎn)收集？

 

第四講：實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的整理立卷

一、檔案整理的6個(gè)環(huán)節(jié)

1、區(qū)分全宗

2、全宗內(nèi)檔案分類

3、編目

4、立卷

5、案卷排列和編號(hào)

6、裝訂或裝盒

二、檔案整理的四項(xiàng)原則

1、保持有機(jī)聯(lián)系

2、符合文檔一體化管理

3、紙質(zhì)和電子的協(xié)調(diào)

4、區(qū)分文件的價(jià)值

三、什么是全宗？

1、全宗的概念-不可分散性的三個(gè)特點(diǎn)

2、立檔構(gòu)成的3個(gè)條件

3、區(qū)分全宗的3種情況

4、3類文件判定是否為全宗

5、全宗內(nèi)檔案分類

? 全宗類檔案8大類

四、檔案的分類的六種方法

1、年度-機(jī)構(gòu)-保管期限

2、年度-保管期限-機(jī)構(gòu)

3、保管期限-年度-機(jī)構(gòu)

4、機(jī)構(gòu)-年度-保管期限

5、機(jī)構(gòu)-保管期限-年度

6、問(wèn)題-保管期限-年度

舉例：年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類圖示

討論7：您當(dāng)下是如何分類的，存在哪些困惑？

五、檔案的整理與立卷

1、傳統(tǒng)檔案整理流程

? 傳統(tǒng)檔案整理流程8步曲詳解

表單5：以案卷為單位裝訂時(shí)所用歸檔式樣

舉例：檔號(hào)式樣示例01

舉例：檔號(hào)式樣示例02

表單6：卷內(nèi)文件目錄

表單7：歸檔文件目錄

表單8：案卷封面

2、新規(guī)則下檔案整理流程

? 新規(guī)則下檔案整理的6步曲詳解

表單9：以件為單位裝訂時(shí)所用歸檔章式

表單10：歸檔章填寫示例

表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對(duì)照表

表單12：歸檔文件目錄

 

第五講：實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的價(jià)值鑒定

一、決定檔案保存價(jià)值的兩大要素

1、社會(huì)利用

2、自身特點(diǎn)

二、檔案價(jià)值鑒定的四種方法

1、分析檔案的內(nèi)容

2、分析檔案的來(lái)源

3、檔案的時(shí)效性

4、分析檔案產(chǎn)生的時(shí)間

三、檔案價(jià)值鑒定的工作程序

1、文件歸檔鑒定

2、劃定文件保管期限

3、銷毀無(wú)價(jià)值檔案

4、檔案 價(jià)值復(fù)審

四、檔案的銷毀

1、審批

2、執(zhí)行與監(jiān)督

3、后期處理

小組討論：某公司的檔案銷毀的問(wèn)題

表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對(duì)照表

表單12：歸檔文件目錄

小組互動(dòng)2：檔案的銷毀的特別注意事項(xiàng)？

 

第六講：實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的保管

一、檔案保管工作的條件

1、檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

2、庫(kù)房設(shè)備

二、檔案庫(kù)房管理

1、檔案庫(kù)房管理的任務(wù)

2、庫(kù)內(nèi)檔案流動(dòng)過(guò)程中的措施

3、庫(kù)房秩序管理

三、檔案實(shí)體的保管

1、檔案排架的原則和要求

2、存放方式

3、檔案存放位置索引

表單：檔案存放位置索引（一）

表單：檔案存放位置索引（二）

表單：檔案代理卡（又稱代卷卡）

四、檔案的安全檢查

1、檢查的要求

2、檢查的程序

五、檔案保管制度

1、檔案的保護(hù)

? 檔案制成材料的耐久性

? 檔案字跡材料的耐久性

? 聲像檔案制成材料的耐久性

? 膠片檔案的保存應(yīng)注意

2、檔案庫(kù)房的保護(hù)技術(shù)

? 檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)

? 溫度的測(cè)量

? 濕度的測(cè)量

? 檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)

? 不適宜的溫濕度對(duì)檔案制成材料的影響

3、檔案保護(hù)的具體措施

? 護(hù)光

? 防污染與灰塵

? 防蟲

防鼠

防火

防各種自然災(zāi)害

案例分享：某公司檔案管理“八防”規(guī)定

 

第七講：實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的檢索

一、檔案索的十種工具

1、案卷目錄

2、卷內(nèi)文件目錄匯編

3、分類目錄

4、主題目錄

5、文號(hào)索引

6、專題目錄

7、人名索引

8、全宗指南

9、專題指南

10、計(jì)算機(jī)檢索

二、檔案注目的項(xiàng)目

1、題名與責(zé)任說(shuō)明

2、稿本與文種項(xiàng)

3、密級(jí)與保管期限

4、時(shí)間項(xiàng)

5、載體形態(tài)

6、附注與提要項(xiàng)

7、排檢與編號(hào)項(xiàng)

 

第八講：實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的利用

思考13：您如何應(yīng)對(duì)他人借閱檔案

一、檔案利用的四大問(wèn)題

二、檔案借閱的四大法則

三、檔案制度與隊(duì)伍建設(shè)

1、檔案的三化管理

2、檔案制度的修訂與完善

3、專兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)

4、檔案管理紀(jì)律要求

5、檔案管理監(jiān)督要求

小組互動(dòng)4：檔案利用方面有哪些特別注意事項(xiàng)

四、檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)

1、檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)

2、檔案的修裱

3、檔案的去污

4、檔案的字跡及紙張加固

五、檔案的利用工作

1、檔案利用工作的含義

2、檔案利用工作的指導(dǎo)思想

3、檔案利用工作的意義和要求

4、檔案利用工作的基本要求：

5、檔案利用的途徑與方式

6、檔案利用7種方式

 

第九講：專門檔案管理-人事檔案篇

一、企業(yè)人事檔案工作的新時(shí)代和新形勢(shì)

1、新時(shí)代（政治角度）

2、新形勢(shì)（技術(shù)角度）

3、 國(guó)內(nèi)和國(guó)際環(huán)境對(duì)人事檔案管理的新要求

二、人事檔案管理的定義

1、什么是人事檔案管理

2、人事檔案管理的作用

3、人事檔案管理的原則

三、干部人事檔案管理的認(rèn)知

1、什么是干部人事檔案

2、干部人事檔案的10類材料

四、干部人事檔案的管理思路

1、如何整理干部人事檔案

2、干部人事檔案的分類方法

3、干部人事檔案材料的排序與編目

4、干部檔案材料的復(fù)制與加工

5、干部人事檔案?jìng)鬟f的要求

五、人事檔案的管理流程

1. 人事檔案的依法收集

思考14：收集人事檔案的途徑有哪些？

2. 人事檔案的嚴(yán)格鑒別

3. 人事檔案的細(xì)致審核

4. 人事檔案的科學(xué)整理

5. 人事檔案的規(guī)范編目

6. 人事檔案的技術(shù)加工

7. 人事檔案的安全保管

8. 人事檔案的積極利用

9. 人事檔案的規(guī)范轉(zhuǎn)遞

表單19：查借閱檔案審批表

小組互動(dòng)5：人事檔管理要重點(diǎn)做哪些工作？

 

第十講：專門檔案管理-會(huì)計(jì)檔案篇

思考15：什么是會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案資料有哪些？

一、會(huì)計(jì)檔案的類別

1、會(huì)計(jì)報(bào)表

2、會(huì)計(jì)賬本

3、會(huì)計(jì)憑證

4、其他會(huì)計(jì)資料

二、會(huì)計(jì)檔案的裝訂

1、憑證裝訂

2、賬薄裝訂

3、報(bào)表裝訂

三、會(huì)計(jì)檔案的保管

國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第11條

四、會(huì)計(jì)檔案的借閱

國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第13條

五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定

表單20：會(huì)計(jì)檔案的銷毀清冊(cè)

表單21：會(huì)計(jì)檔案的銷毀審批

小組互動(dòng)6：煙草公司的會(huì)計(jì)檔管理要重點(diǎn)做哪些工作？

 

第十一講：專門檔案管理-科技檔案篇

一、認(rèn)識(shí)科技檔案

1、概念

2、種類

表單22：科技檔案代字、代號(hào)表

二、科技檔案的收集

1、收集范圍

2、收集要求

3、收集方法

三、科技檔案-基建檔案整理三步曲

1、確定是否保存

2、項(xiàng)目分類

3、組卷

小組互動(dòng)7：對(duì)圖紙進(jìn)行折疊

表單23：基建檔案卷內(nèi)目錄

表單24：卷內(nèi)備考表

 

第十二講：績(jī)效篇-檔案管理者的考核

一、檔案工作者的任務(wù)

二、檔案工作者的五項(xiàng)職業(yè)修煉

案例：歡樂頌

三、檔案工作的發(fā)展方向

1、檔案工作未來(lái)發(fā)展的影響

2、社會(huì)化發(fā)展趨勢(shì)

3、數(shù)字檔案館建設(shè)

4、機(jī)構(gòu)形象的變化趨勢(shì)

5、檔案文化產(chǎn)品建設(shè)

6、依法治檔的變化趨勢(shì)

四、檔案工作的考核實(shí)務(wù)

1、考核的重點(diǎn)

2、基礎(chǔ)性工作

3、方向性工作(加分項(xiàng)目)

 

第十三講：提升篇-數(shù)字化檔案管理學(xué)習(xí)

一、檔案數(shù)字化的概念和工作流程

1、什么是檔案數(shù)字化

2、檔案數(shù)字化管理的流程

3、檔案數(shù)字化資源建設(shè)流程

二、檔案數(shù)字化的工作要求

1、目標(biāo)合理

2、遵守法規(guī)

3、遵循標(biāo)準(zhǔn)

4、信息集成

5、互助協(xié)作

6、強(qiáng)化核查

視頻：泄密的法律責(zé)任

三、檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)

四、檔案數(shù)字化自動(dòng)識(shí)別技術(shù)

案例：內(nèi)閣大庫(kù)檔案數(shù)字化的流程